Birdən çox müştəri və ya layihə ilə işləməyinizi tələb edən bir iş və ya məktəbdəsinizsə, düzgün bir sənəd sistemi vacibdir. Sənədləri təqdim etmək üçün bir neçə üsul var, amma nəticədə sistem ehtiyaclarınızı əks etdirməlidir. Effektiv bir sistemə hazırlaşmağın ən yaxşı yolu, yalnız təşkilat üzərində işləmək üçün bir neçə gün ayırmaqdır.
Addımlar
Metod 1 /3: Yeni Dosyalama Sisteminə Hazırlıq
Addım 1. Bütün materiallarınızı toplayın
Düzgün bir sistem qurmağa başlamazdan əvvəl bütün sənədlərinizi toplamalısınız. Sənədiniz ola biləcək bütün yerləri gəzin və hamısını bir yığına yığın. Sahib olduğunuz bütün aktiv və hərəkətsiz işləri düzgün hesablaya biləcəyinizə əmin olmaq üçün vaxt ayırın.
- Sənədləriniz üzərində işləmək üçün bir masa boşaldaraq vaxtınızı əvvəlcədən planlaşdırın.
- Başqasının sənədlərini yeni bir sənəd sisteminə uyğunlaşdırırsınızsa, bütün sənədləri mövcud sistemdən silin. Bütün sənədləri idarə etməyiniz və yeni bir sistemə hazırlaşmağınız daha yaxşı olar.
Addım 2. Bütün sənədləri nəzərdən keçirin
Bu, prosesin çətin hissəsidir, eyni zamanda təşkilatlanmaq üçün çox vacib bir addımdır. Bank sənədləri, kredit kartı hesabları və ipoteka ödənişləri kimi bütün faylları olduqlarına görə ayırın. Darıxdırıcı görünə bilər, amma nə ilə işlədiyinizi müəyyən etmək üçün hər bir sənəddən keçin.
- Hər yazını oxumağa ehtiyac yoxdur, ancaq qısa bir araşdırma sizə kömək edəcək.
- Post-it qeydləri, vaxt sərf etməli olduğunuzu bildiyiniz vacib sənədləri qeyd etmək üçün yaxşıdır.
Addım 3. Yığınları qurun
Sənədlərinizi sıralamağa başladığınız zaman, əlaqəli sənədləri bir yerdə saxlamaq faydalı olardı. "Nickelback" müştəri ilə əlaqəli bütün sənədləri bir yığına yerləşdirə bilərsiniz. Başqa bir nümunə, işlərinizi aylara görə yığmaqdır.
- Xronoloji ardıcıllığa malik olmaq, sənədləşmə ehtiyaclarınız üçün faydalı ola bilər.
- Sənədləri sıralayarkən prioritetləri təyin edin. Fövqəladə əhəmiyyətli sənədləri gördüyünüz zaman onları müvafiq yığının üstünə qoyun.
Addım 4. Uyğun gördüyünüz kimi azaldın
Yarada biləcəyiniz başqa bir yığın da zibil yığınıdır. Sənəd sənədlərinizi yığışdırmaq tələb olunmur, ancaq əhəmiyyətsiz kağızları digər yığınlardan ayırmalısınız. Təsadüfi sənədlərin gedə biləcəyi müxtəlif bir yığın da qura bilərsiniz.
Bəzi sənədlərə ehtiyacınız olmadığına və başqa bir sənədə uyğun bir əlaqə qura bilməyəcəyinizə 100% əminsinizsə, onları atın. Bir şeyi izləməzdən əvvəl bir şeyi atmağa icazə veriləcəyini rəhbərlərinizlə yoxlayın
Addım 5. Manila qovluqlarından istifadə edin
Ucuz manila qovluqlarından istifadə edərək hər şeyi özünüz üçün sadə saxlayın. Bu, pulunuza zərər verməyəcək və istədiyiniz hər hansı bir sənəd sistemini həyata keçirməyə imkan verəcəkdir. İstənilən ofis təchizatı mağazasından bir paket manila qovluğu əldə edə bilərsiniz.
Addım 6. Yığınlarınızı köçürün
Qovluqlarınız üçün bələdçi olmaq üçün əvvəllər qurduğunuz yığınlardan istifadə edin. Hər bir qovluğun məzmununun da təşkil olunduğundan əmin olun. Hər bir sənədin əhəmiyyətinə və ya xronologiyaya görə bir faylın məzmununu təşkil edə bilərsiniz.
- Əlifba əsasında bir faylın məzmununu təşkil etməkdən çəkinin. Əlifba sırası ilə qurulmuş sənəd qrupları təşkil etmək üçün daha səmərəli işləyir.
- Qovluqları doldurarkən manila qovluqlarını sənəd kabinetinə yerləşdirin.
Metod 2 /3: Sizin üçün uyğun bir sistem yaratmaq
Addım 1. Əlifba sırası ilə doldurma sistemindən istifadə edin
Əlifba sıralama sistemi, insanların, müştərilərin, müəlliflərin adlarını, filmlərin, kitabların adlarını və s. Əldə etmək lazım olduqda yaxşı işləyir. Əldə etmək asan olan terminlərdən istifadə etmək şərtilə, əlifba sırası ilə doldurma sistemi istifadə etmək üçün ən asan sistemdir.
- Faylları götürməyin və götürməyin ən yaxşı yolu hər bir faylı etiketləməkdir. Manila qovluqlarında, axtarış prosesinizi asanlaşdıracaq faylları etiketləmək üçün hazırlanmış əlavə bir nişan var.
- Müştərilərlə işləsəniz, soyadına görə əlifba sırası yazmaq daha səmərəlidir.
- Bir çox faylınız varsa, təşkil etməyinizə kömək etmək üçün məktub bölmələri hazırlamağı düşünün. Bölmə ayırıcıları böyükdür və sadəcə bir hərfdən ibarətdir. Hərfləri "A-D" və ya "F-K" kimi cüt-cüt ayıra bilərsiniz.
Addım 2. Topikal bir sifariş istifadə edin
Müxtəlif mövzularda işləyərkən və ya təhsil alarkən, bir mövzu və ya mövzu sifarişi məlumat əldə etmək üçün çox faydalı bir yol ola bilər. Məsələn, hüquq təhsili alsanız, müqavilə, konstitusiya hüququ, dava, inzibati hüquq, beynəlxalq hüquq və s. Mövzu başlıqlarınız ola bilər.
- Topikal məlumatları təşkil etməyin ən yaxşı yolu bölmə bölücüləridir. "Admin Qanunu" kimi məzmunlara əsaslanaraq bölmə bölücülərinizi etiketləyin.
- Bir neçə fərqli mövzunuz varsa bu sistem daha yaxşı işləyir. Əks təqdirdə, bir və ya iki bölücü ilə qalacaqsınız və çox mütəşəkkil bir sistem deyil.
Addım 3. Rəqəmsal sənəd verməyə çalışın
Bu tip fayl sistemi, tarixləri və ya nömrələri olan fayllar üçün idealdır. Məsələn, hesab -fakturalarınız, qəbzləriniz, tarixli hadisələriniz və s. Varsa, sayısal sistem yenidən tapmaq üçün asan bir sistem edə bilər. Bu seçim üçün ay və il etiketini də nəzərdən keçirə bilərsiniz. Tibbi sənədlər, qanunvericilik sənədləri, məhkəmə işləri və s.
- Bu sistemdən yalnız bir neçə nömrəyə baxmaqda rahatsınızsa və bu nömrələrdən məlumat ala bilsəniz istifadə edin.
- Təqdimat nişanlarında nömrələri və ya tarixləri qeyd edin və nömrələnmiş dəyərə əsasən təşkil edin. "1" ilə başlayın və dəyəri artırmaq üçün aşağıdakı rəqəmlərə sahib olun.
- Aylarla müraciət edirsinizsə, yanvar ayından başlayın və dekabr ayına qədər hərəkət edin. Hər ay üçün bölmə bölmələrindən faydalanacaqsınız.
Addım 4. Rəng kodlaşdırmasından istifadə edin
Bu, yaradıcı sənədləşmə üçün əladır və xüsusilə yaxşı vizual xatırlayanlar üçün təsirlidir. Rəng kodlaşdırmasına əsaslanaraq fərqli mövzulara istinad etməkdə kömək edə bilər. Sənəd yazmaq üçün yuxarıda göstərilən üsullardan hər hansı birini rəng koduna daxil edə bilərsiniz. Rəng kodlarını başqa bir sistemlə birləşdirərək təşkilat sistemlərinin birləşməsindən də istifadə edə bilərsiniz.
- Doldurma üsulunuza rəng əlavə etməyin ən asan yollarından biri vurgulayıcılardan istifadə etməkdir. Hər hansı bir ofis ləvazimatı mağazasından müxtəlif vurgulayıcılar paketi ala bilərsiniz.
- Rəng kodlaşdırmasını həyata keçirməyin başqa bir yolu, müxtəlif rəngli qovluqlardan istifadə etməkdir.
Addım 5. Tezlik sistemindən istifadə edin
Bu, hər zaman istifadə etdiyiniz əşyalar üçün yaxşı işləyir, lakin müstəqil bir sistem olmamalıdır. Başqa bir sistemi, məsələn, əlifba sistemini qidalandırmaq lazımdır. Tez -tez istifadə olunan məlumatları sənəd vermə sahənizdəki qruplaşdırılmış bir yerə əlavə edin, belə ki, bir sənəd kabineti çekmecesinin ən ön hissəsində olduğu kimi tez bir zamanda əldə edilə bilər.
Bu sistemdən istifadə edərək təşkilatlanmamaq üçün diqqətli olmalısınız. Hazırda üzərində çalışdığınız layihəni ön planda saxlamaq həmişə səmərəli bir təşkilata zəmanət vermir
Metod 3 /3: Mütəşəkkil bir sistemin saxlanması
Addım 1. Sənədləri dərhal sənədləşdirin
Sənəd sisteminizin səmərəli işləməsini təmin etməyin bir yolu, onu emal edərkən kağız doldurmaqdır. Sənəd sənədlərini ləğv etsəniz, sənəd sistemi işləməyəcək. Sənəd təqdim etmək vərdişinə sahib olmaq həm də məhsuldarlığınıza və iş axınınıza kömək edəcək.
Addım 2. Məkanınızı yeniləşdirin
Hər iki ayda bir sənəd sisteminizdən keçməli və qısa bir tarama etməlisiniz. İlkin təşkilat üçün etdiyiniz kimi bütün sənədlərinizi nəzərdən keçirməyiniz lazım deyil. Bütün sənədləri yoxlayın və hər şeyin düzgün və düzgün yerdə olduğundan əmin olun.
İlk aylardan sonra seçdiyiniz sistemin sizin üçün işlədiyini də düşünə bilərsiniz
Addım 3. Yerinizi təmizləyin
İldə bir dəfə iş sahənizi daha geniş təmizləməlisiniz. Müntəzəm olaraq istifadə etdiyiniz bəzi fayllarınız ola bilər, ancaq indi daha az istifadə etdiyiniz digər fayllardan keçməlisiniz. Daha az istifadə etdiyiniz faylları açın və lazımsız sənədləşmə işlərinin olub olmadığını öyrənmək üçün bütün sənədlərinizi oxuyun.
Bütün faylları çıxarın və toz yığılmasını aradan qaldırmaq üçün doldurma kabinetini nəmli bir parça ilə silin
İpuçları
- Bu prinsiplər kompüterə və ya digər elektron sənəd qruplarına da aid edilə bilər.
- Əlifba sırası ilə yerləşdirilməmiş fayllar üçün indeksdən istifadə edin. Fayllarınızı hər hansı bir şəkildə tez bir şəkildə tapa biləcəyiniz üçün əlifba sırası ilə düzülməlidir. Bu indeksi faylın önünə qoyun.
- Yığılmış sənədlərinizi təmizləmək və sıralamaqla başlayın və kateqoriyalara, sonra da alt kateqoriyalara ayırmaq üçün post-it qeydlərindən istifadə edin.
- Başqa heç bir yerə uyğun olmayan əşyalar üçün müxtəlif faylların olması faydalıdır.
