Düzgün işləyən bir ofis üçün işləyən bir sənəd sistemindən daha az şey daha vacibdir. Fayllara yalnız siz daxil olsanız da və ya bir heyətlə paylaşsanız da, seçdiyiniz sənəd sistemi hər kəsin axtardığını tapa bilməsi üçün təşkil edilməlidir. Sənəd sistemindən istifadə etmək çətindirsə, sənədləri itirməyinizdən qorxaraq sənədləri asacaqsınız və tezliklə masanızın üstünü örtən kağızlar qalacaq.
Addımlar
Addım 1. Sənəd sisteminə qərar verin
Nə olursa olsun, məntiqli olmalıdır, beləliklə hər bir kağız parçasının harada olduğunu dəqiq biləcəksiniz. Seçimləriniz bunlardır:
- Əlifba sırası ilə. Fayllarınızın çoxu müştərilərin, xəstələrin və ya müştərilərin adları olanda bu sistem ən yaxşısıdır.
- Mövzu və ya kateqoriya: Əksər fayl sistemləri düzgün qurulduqda yaxşı işləyən mövzuya və ya kateqoriyaya görə təşkil edilir, lakin olmadıqda ən çox qarışıqlıq yarada bilər.
- Rəqəmsal/Xronoloji. Dosyalarınız əsasən satınalma sifarişləri və ya qəbzlər kimi nömrələnmiş və ya köhnəlmiş materiallardan ibarət olduqda ən yaxşısıdır.
Addım 2. Fayl çekmecelerinizi asılmış qovluqlarla doldurun
Asma qovluqlar heç vaxt silinməyəcək və çekmecədən çıxardacağınız manila zərfləri üçün yer tutucu rolunu oynayır.
Addım 3. Sənədlərinizi kateqoriyalara görə yığınlara ayırın
Bir yığın bir -iki santimetrdən artıq olarsa, onu alt kateqoriyalara bölün. Bir yığın çox incədirsə, başqa bir yığınla birləşdirin və adını dəyişin. Yığınların adları, hər bir kağız parçasının hansı yığın içərisinə daxil olduğunu təyin etməyi asanlaşdırmalıdır.
Addım 4. Hər yığını bir manila qovluğuna yerləşdirin və aydın şəkildə etiketləyin
Faylların daha səliqəli görünməsini təmin etdiyi üçün sıçrayışlı deyil, mərkəzdə olan nişanları olan qovluqlardan istifadə etmək daha yaxşıdır.
Addım 5. Manila qovluqlarını asılan qovluqlara yerləşdirin
Əksər fayllar üçün müntəzəm asılan qovluqlar işləyəcək, ancaq qalın fayllar və ya alt kateqoriyalara bölmək lazım olan fayllar üçün alt qutuları istifadə edin. Qovluqları istədiyiniz kimi sifariş edə bilərsiniz, lakin insanların çoxu bu nöqtədə əlifba sırası sistemindən istifadə edir.
Addım 6. Asılmış qovluqları manila qovluqları ilə eyni adlarla etiketləyin
Yanal bir fayl şkafı istifadə etməsəniz, bütün plastik nişanları qovluğun soluna qoyun. Çekmeceyi öndən arxaya açdığınız zaman soldan sağa işləyən yanal fayllar üçün nişanları sağ tərəfə yerləşdirin.
Addım 7. Özünüzü mövcud bir qovluğa aid olmayan bir kağız parçası ilə taparsanız asanlıqla bir qovluq əlavə edə biləcəyiniz üçün faylların yanına asma və manila qovluqları qoyun
Çox qalın və ya çox nazik olan qovluqlardan çəkinin. Yenidən kateqoriyalara ehtiyacınız olduğuna qərar verərsəniz, qovluqları yenidən etiketləmək və sənədləri yenidən paylamaq istəyə bilərsiniz.
Addım 8. İlin sonunda bütün qovluqları çıxarın, eyni kateqoriya adları olan təzə manila qovluqlarını etiketləyin və fayllara yerləşdirin
Mövcud fayllara bir şeyin köçürülməsinin lazım olub olmadığını öyrənmək üçün köhnə qovluqlardan keçin və qalanını arxivinizə qoyun.
İpuçları
Dosyalarınızı rəng koduna salmaq, fayl etiketlərini çap etmək və ya başqa şəkildə fayllarınızı daha cəlbedici etmək üçün kompüterinizdən istifadə etmək istəyə bilərsiniz. Ancaq tək bir qovluq əlavə etmək kimi bir dəyişiklik etməli olduğunuzda, doğru rəngli qovluqlardan kənarda olduğunuzu və ya əl ilə bir fayl etiketi yazmalı olduğunuzu görsəniz, bədbəxt olacaqsınız. Hər şeyi sadə saxlamaq ən yaxşısıdır
Xəbərdarlıqlar
- Kateqoriyalara ayıra bilməyəcəyiniz şeylər üçün heç vaxt fərqli bir yığın yaratmayın, çünki hər şey orada bitəcək.
- Bir sənəd sistemi qurduqdan sonra, sənədləşmə ilə ayaqlaşmalısınız. Masanızdan sənədlər götürmək və onları sənədləşdirmək üçün hər gün vaxt ayırın. Dosyalarınızın üstünə dərin bir doldurma səbəti qurmaq istəyinə qarşı durun, çünki onu dolduracaqsınız və başqa bir fayl olacaq.
