Memo və ya memorandum, müəyyən bir auditoriyaya bir şey haqqında məlumat vermək üçün hazırlanmış bir mesajdır. Yaddaşlar ümumi bir ofis sənədidir, buna görə də müxtəlif mövzuları əhatə edə bilər və kağız nüsxələrində, faks və ya e -poçt vasitəsi ilə paylana bilərlər. Ümumiyyətlə, notunuzun rəsmiləşdirilməsi çalışdığınız təşkilata və mövzunun hüquqi xarakterinə bağlıdır. Bir bina yeniləməsi haqqında qeyd, ümumiyyətlə kirayəçilərə, işçilərə, sahiblərinə və ya işçilərə ətraflarına təsir edəcək zəruri bir təmirdən danışmaqdır. Bina təmiri üçün bir xatirə yazmağı öyrənin.
Addımlar
Addım 1. Əvvəlki memorandumların surətlərini tələb edin
Keçmiş xəbərdarlıq nümunələrinə baxaraq təşkilatınızın tonu və rəsmiliyini hiss edə bilərsiniz. Rəhbərinizdən yalnız məmnun olduqları nümunələri verməsini xahiş edin.
Addım 2. Bu notdan təsirlənənlərin hamısı üçün əlaqə məlumatlarının surətlərini əldə edin
Hər tərəfə bir nüsxə göndərməlisiniz və bütün lazımi ünvanları və ya e -poçtları əldə etmək bir neçə gün və ya həftə çəkə bilər.
Addım 3. Bina təmirinə ehtiyac olduğunu sübut etmək üçün lazım olan bütün faktları toplayın
Bir mənzil və ya mənzil idarə heyəti təmir işlərini təsdiqləyən bir qərar qəbul edərsə, tələb oluna və ya paylana bilməsi üçün vəsatətin bir nüsxəsini istəyin. Yeniləmə nə qədər böyükdürsə, bir o qədər çox sübuta ehtiyacınız olacaq.
Addım 4. Son tarixləri təyin edin
Əsaslı təmir işləri üçün lazımi yerləri düzəldə bilmələri üçün əvvəlcədən məktub göndərə bilərsiniz. Yeniləmə son dəqiqədirsə, insanların yerləşmə vaxtı da daxil olmaqla, baş verəcəyi tarix və saata qərar verin.
Addım 5. Xatirənizin konturunu yazın
Hər hansı bir iş yazısı oxucunu bir şeyə inandırmaq üçün istifadə olunur. Başlıqlar altında, təqib mövzusu, təsviri, son tarixlər və tarixlər, sübut və əlaqə məlumatlarını ehtiva edən bir qaralama hazırlayın.
Addım 6. Yaddaşınızı qurun
Bir şirkət adı altında hazırlanan bir qeyd olacaqsa, şirkətin logo və quruluşundan istifadə edin. Yaddaşı formatlaşdırmaq üçün aşağıdakı qaydalar verilir:
- Ünvan sahibinin adını mətn emal sənədinin sol üst küncünə qoyun. Ümumi və ya xüsusi bir ad ola bilər, ancaq asanlıqla tanına bilməlidir, buna görə də şəxs binanın təmir xatirəsinin onlara aid olduğunu bilir.
- Sonra, xatirəni yazan şəxsi, insanları və ya şirkəti yazın. Bir departament və ya şirkət üçün not yazırsınızsa, notu başqasının adı ilə göndərməzdən əvvəl təsdiq tələb etməlisiniz.
- Tarixi aşağıda yerləşdirin. Yaddaşlar kifayət qədər tez hazırlanmalıdır, çünki adətən birindən vaxtında xəbər tutmasını xahiş edirlər.
- Mümkün olan ən yaxşı təsviri sözlərdən istifadə edərək, bina təmiri xatirəsinin mövzusunu yazın. Məsələn, "Mövzu: Bina Yeniləmələri" yazmaq əvəzinə "Lift Təmiri, 30 Avqust 6am - 8am" yazın.
- Mesajın mətnini yazın. Məqsədi, təmirin nə üçün lazım olduğunu, təmirin oxucuya nə üçün fayda verdiyini və bina kodu və ya təhlükəsizlik məsələləri kimi lazımi sübutları yazın. Birbaşa olun; mesajınızı dəstəkləməyən yazılar daxil etməməyə çalışın.
Addım 7. Lazım gələrsə, güllə nöqtələrini və ya siyahıları daxil edin
İnsanlar daha çox mətn bloku olmayan xatirələri oxuyurlar. Qeydlər kifayət qədər qeyri -rəsmi olduğundan, təmir tarixinin və ya məqsədinin müəyyən bir hissəsini vurğulamaq üçün işarələnmiş siyahılar yarada və ya qalın mətndən istifadə edə bilərsiniz.
Addım 8. Qeydinizi 1 səhifəyə düzəldin
Bir çox insana bir xatirə verirsinizsə, onu oxumalarını təmin etməyin ən yaxşı yolu qısa saxlamaqdır. Çox uzun olarsa və məqsədi dərhal aydın deyilsə, boş vaxtları olana qədər onu kənara qoya bilərlər.
Bu hüquqi memorandum və bina hesabatlarını və ya idarə heyəti hərəkətlərini ehtiva edən bəzi şirkət qeydləri üçün doğru deyil. Tamaşaçılarınızın nə qədər gözlədiyini bildiyinizə əmin olun
Addım 9. Orfoqrafiya və qrammatik səhvlər üçün yaddaşınızı sübut edin
Yazı bacarıqlarınız güclü deyilsə, onu redaktə edə biləcək bir rəhbərə və ya həmkarına verin.
Addım 10. Məktubu imzalayın
Təsdiq edildikdən sonra onu rəsmiləşdirmək üçün imzalamaq və tarix yazmaq istəyəcəksiniz. Əlaqə məlumatlarınızı və sualların cavablandıra biləcəyi hər kəsin əlaqə məlumatlarını notun altına daxil edin.
Addım 11. Lazımi əlavələri daxil edin
Kontaktlarınızın hər biri üçün qeydlərin və əlavələrin surətlərini çap edin. Göndərməzdən əvvəl onları yaddaşa yapışdırın.
Addım 12. Yaddaşınızı vaxtında çatdırın
İnsanlar təmir zamanı plan qurmaq üçün vaxta ehtiyac duyacaqlar, buna görə elan edildikdə onlara məlumat verməyə çalışın.
