Sənədləşmə tez -tez iş və evdə lazımlı bir işdir. Sənədləri çox uzun müddət atlasanız, sıralamaq üçün saatlar və hətta günlər çəkəcək böyük bir kağız yığa bilərsiniz. Gələnlər qutunuzu səliqəsiz saxlamaq üçün gündəlik aldığınız sənədləri sıralayın. Sonra, sizin üçün işləyən bir sənəd sistemi yaradın. Sənədləri sıralamaq üçün sisteminizdən istifadə edin ki, ehtiyac duyduğunuz zaman vacib sənədlərə asanlıqla daxil olasınız!
Addımlar
Metod 1 /3: Gündəlik Kağız Gücünüzü idarə edin
Addım 1. Sənədləri sıralayana qədər saxlamaq üçün mərkəzi bir qutu yaradın
Mərkəzi bir qutu, hər gün masanızda və ya poçt qutunuzda olan bütün sənədləri qoyduğunuz yerdir. Bu, hər bir maddəni çeşidləmək və idarə etmək üçün vaxtınız olana qədər nizamlı qalmağınıza kömək edə bilər.
- Kiçik bir karton qutudan mərkəzi qutunuz kimi istifadə edə bilərsiniz və ya bunun üçün xüsusi bir qutu, səbət və ya tepsi ala bilərsiniz.
- Qutunu masanızın küncünə, ön qapınızın yaxınlığındakı bir masaya və ya başqa bir yerə qoyun ki, unutmayasınız.
Addım 2. Gündəlik qutudan keçin və vacib əşyaları kənara qoyun
Dərhal diqqətinizə ehtiyacı olan əşyaları axtarmaq üçün gündə bir dəfə qutunuzdakı əşyalara baxın. Bunlar tezliklə ödəniləcək qanun layihələri, partiya dəvətləri və ya zamana həssas formalar ola bilər. Bu əşyaları bir kənara qoyun ki, onlara dərhal baxa biləsiniz.
Təcili əşyaları qoymaq üçün ilk qutudan fərqli rəngdə ikinci bir qutu almaq istəyə bilərsiniz. Məsələn, təcili əşyalar olduğunu bildirmək üçün qırmızı bir qutu ala bilərsiniz
Addım 3. Fayl vermək istədiyiniz əşyaları sənəd qutusuna yerləşdirin
Üçüncü bir qutuyu mərkəzi qutunun və təcili qutunun yanında saxlayın. Fayl vermək istədiyiniz əşyalar üçün toplama nöqtəsi olaraq istifadə edin. Bu, onları sənədləşdirməyə hazır olana qədər onları nizamlı saxlamağa kömək edəcək.
Bu qutunun digər qutulardan fərqli bir rəngdə olduğundan əmin olun. Əks təqdirdə, qutuları qarışdıra bilərsiniz
Addım 4. Lazımsız əşyaları kağız geri dönüşüm qutusuna atın
Qutunuza daxil olan hər hansı bir lazımsız poçt və ya digər vacib olmayan əşyalar birbaşa geri dönüş qutusuna girə bilər. Sənədləri ələkdən keçirərkən və qutudakı yığışmaların qarşısını almaq üçün dərhal zibil qutusuna köçürdükdə bu əşyaları tanıyın.
- Çöp qutunuzu yerdə saxlayın ki, digər qutularla qarışdırmasın.
- Lazım olmayan əşyalardan hər hansı birində şəxsi məlumatlar varsa, onları atmadan əvvəl parçalayın.
Metod 2 /3: Dosyalama Sisteminin Seçilməsi
Addım 1. İdarə etmək üçün çox işiniz varsa, aylıq və gündəlik bir fayl təyin edin
Bu Tickler sənəd vermə sistemi olaraq bilinir və hər gün nə etməli olduğunuzu izləmək üçün əla bir yoldur. Hər ay üçün bir fayl qovluğu və hər ay üçün bir qovluq təyin edin. Sonra, faylları elementlərə daxil edin. Maddələri üzərində işləməyiniz lazım olan tarixlərə görə sənədləşdirin.
Məsələn, 23 Sentyabrda bir hesab ödəməlisinizsə, o tarix üçün hesabınızı qovluğa daxil edin
Addım 2. Önəmli sənədləri əlinizdə saxlamaq üçün qovluqları əlifba sırası ilə düzün
Əlifba sıralaması ayrı -ayrı insanlar, müəssisələr və ya mövzular üçün fayl tapmaq üçün faydalıdır. Bir çox müştəriniz varsa və hər birində bir fayl saxlamaq istəyirsinizsə və ya ev sənədlərinizi idarə etmək üçün sadə bir yol istəyirsinizsə, bu ideal ola bilər.
- Şəxslərin soyadını əvvəlcə "Jones, Susan" və ya "Watson, David" kimi fayl etiketlərinə yerləşdirdiyinizə əmin olun.
- İş adı ilə müraciət edərkən "The", "A" və "An" kimi sözlərə məhəl qoymayın. Məsələn, işinə "Kek tanrıçası" adlanan bir müştəriniz varsa, "Cake" dəki "C" ə uyğun olaraq sənəd verin və sənəd verərkən "The" dakı "T" işarəsinə məhəl qoymayın.
Addım 3. Qısa müddətli sənədləşmə ehtiyacları üçün rəqəmsal bir sənəd sistemi seçin
Qeydləri saxlamaq istədiyiniz qısa müddətli bir layihəniz varsa, o zaman rəqəmsal bir sənəd sistemi ən yaxşı işləyə bilər. Bu, hər bir sənədə bir nömrə verdiyiniz və nömrəyə görə sənəd verdiyiniz zamandır. Ancaq unutmayın ki, bir elektron cədvəl istifadə etməklə hansı sənədin hansı nömrəyə uyğun olduğunu da izləməlisiniz.
- Məsələn, 14 Mart həftəsində aldığınız bütün əşyaları 1 etiketli bir fayl qovluğuna, sonra 21 Mart həftəsindəki bütün əşyaları 2 etiketli bir fayla və s.
- Başqa bir seçim, faylları tarixə görə etiketləmək və onları xronoloji olaraq təşkil etməkdir. Məsələn, 2 May 2018 tarixində alınan əşyalar, 02.05.2018 etiketli bir faylda saxlanıla bilər.
Addım 4. Elementləri tez və asan tapmaq üçün sənədlərinizi rənglə yazın
Fayllarınızın hər bir kateqoriyasına bir rəng təyin edin. Bu, bir baxışda fayl kateqoriyasını tapmağa kömək edəcək.
- Məsələn, tibbi hesablar üçün qırmızı, vergilər üçün mavi və sığorta üçün yaşıldan istifadə edin.
- Rəqəmsal və ya əlifba sənədlərini rəng kodlaşdırmaq üçün 1-25 və ya A-G yaşıl, 25-50 və ya H-M bənövşəyi və 50-75 və ya N-R sarı etmək kimi rəqəmsal və ya əlifba sıralarına rəng təyin edin.
Addım 5. Fayl qovluğuna əlavə müvafiq məlumatlar daxil edin
Faylın məzmununu və ya tələb olunan hər hansı bir hərəkəti təsvir etmək üçün əlavə məlumatların əlavə edilməsi də fayl sisteminizin daha səmərəli olmasına kömək edəcək. Bunu etmək üçün aşağıdakı maddələrdən 1 və ya daha çoxunu əlavə etmək istəyə bilərsiniz:
- Fayl nömrəsi və ya adı
- Fayl adı
- Faylın açıldığı və bağlandığı tarix
- Şöbənin və ya komandanın adı
- Kompüter qeyd nömrəsi
- Bərpa tarixi və atılma üsulu
Metod 3 /3: Sənədləri Fayllara Düzəltmək
Addım 1. Ən son sənədi faylın üstünə qoyun
Bunu etmək üçün sənəddə göstərilən tarixi istifadə edin. Sənədlərinizi hazırlamağa hazır olduqdan və sənəd sisteminizi qurduqdan sonra, əşyaları fayllara yerləşdirməyə başlaya bilərsiniz. Həmişə hər bir fayl üçün ən son sənədləri yuxarıda saxladığınızdan əmin olun ki, əldə olunsunlar.
Məsələn, ev sahibi sığortası üçün bir sənədiniz varsa, pullu ev sahibi sığortasının ən son qeydini sənədin üstünə qoymaq istərdiniz
Addım 2. Əlaqələri aid olduqları sənədlərlə saxlayın
Başqa bir sənədlə birlikdə saxlanılması lazım olan müvafiq qəbzləriniz və ya digər sənədləriniz varsa, onları eyni faylda bir yerdə saxladığınızdan əmin olun. Sənədin arxasına zımbalar və ya ataşlar əlavə etmək istəyə bilərsiniz.
Məsələn, elektrik hesabınızı ödəmək üçün bir qəbziniz varsa, istinad etməyiniz lazım olduğu təqdirdə onu hesabın arxasına yapışdırın
Addım 3. Böyük sənədləri ayrı zərflərə qoyun
Bu zərfləri aid olduqları faylların arxasına qoya bilərsiniz. Zərfin ön tərəfindəki məzmunun təsvirini daxil etməyinizə əmin olun. Bu, sənədlərinizdəki qarışıqlığı aradan qaldırmağa və sənəd sisteminizin səmərəliliyini artırmağa kömək edəcək.
Məsələn, üzərində işlədiyiniz bir layihə üçün planlarınız varsa, bunları böyük bir zərfə yerləşdirə bilərsiniz
Addım 4. Orijinal sənədi verin və nüsxələrini atın
Dublikat verməmək, sənədlərinizdə bir maddə axtararkən qarışıqlığın qarşısını almağa kömək edəcək. Hər hansı bir dublikata rast gəlsəniz, bunları atın və yalnız orijinal sənədi verin.
Hansı sənədin orijinal olduğuna əmin deyilsinizsə, orijinalın olduğundan əmin olmaq üçün hər iki elementi sənədləşdirməyiniz lazım ola bilər. Ancaq bunu tez -tez etməməyə çalışın, əks halda sənədləriniz tez yığılacaq
İpuçları
- Bir maddəni təqdim edib etməyəcəyinizdən əmin deyilsinizsə, onu 30 gün saxlayın və sonra yenidən qiymətləndirin.
- Lazım olmadıqda sənəddəki məlumatları saxlayarkən, lazımsız sənədləri skan etmək, kağız yığışmalarını aradan qaldırmağın başqa bir yaxşı yoludur.
