Kağız sənədləri, xüsusən də masanızda yığıldıqda ağrılı ola bilər. Sahibsiz sənədlərinizi və qəbzlərinizi daha yaxşı idarə etmək üçün bütün sənədsiz sənədlərinizi sıralamağa çalışın. Sonra, sənədlərinizi müxtəlif qovluqlara ayırmaq üçün bir sənəd kabineti və ya çekmece istifadə edin. Ofisinizdəki qarışıqlığı tamamilə aradan qaldırmaq istəyirsinizsə, sənədlərinizi kompüterə, vikiyə və ya başqa bir bulud əsaslı sistemə yükləyə bilərsiniz. Hazır bir planla ofis məkanınızdakı bir çox fayl növünü daha yaxşı idarə edə bilərsiniz!
Addımlar
Metod 1 /3: Sənədlərinizdən Süzülmə
Addım 1. Hələ də istifadə etdiyiniz sənədlərdən ayrılmalı olan ayrı sənədlər
Sənədlərinizi yığışdırmağa başladığınız zaman, qoyulmağa hazır olanlar üçün bir yığın və masanızda qalması lazım olanlar üçün ayrı bir yığın düzəldin. Sənədləriniz ilkin çeşidləmə və vermə prosesindən sonra da nizamlı qalması üçün masanız üçün 2 yuvalı kağız təşkilatçısı alın. İstifadə edəcəyiniz sənədləri 1 yuvaya və başqa bir yerə qoymağa hazır olanları saxlayın.
Addım 2. Sənədlərinizi təqdim etmək üçün hər həftə bir gün seçin
Yeni sənədlər səbətinizin nəzarətdən çıxmasına imkan verməyin; fayllarınızı sıralamaq və təşkil etmək üçün bir gün və ya 2 gün ayırın. İş yerinizdə çoxlu qəbz və sənədlərlə məşğul deyilsinizsə, işi tamamlamaq üçün cəmi 1 günə ehtiyacınız ola bilər. Ancaq işiniz çoxlu sənədləşmə işlərini əhatə edərsə, nizamsız sənədlərinizi sıralamaq üçün 2-3 gün ayırmaq istəyə bilərsiniz.
Dosyalarınızı hər həftə sıralamaq, təşkilat prosesini daha idarə oluna bilər
Addım 3. Qarışıqlığın qarşısını almaq üçün bütün sənədlərinizi atma tarixləri ilə etiketləyin
Yeni sənədlər verməzdən əvvəl hər bir faylın tarixini və məzmununu diqqətlə araşdırın. Sənəd davam edən bir layihə və ya başqa bir problemlə əlaqədardırsa, faylın üstünə "davam edir" yazın. Sənəd tamamlanmış bir layihəni müzakirə edərsə, faylı "tamamlandı" olaraq etiketləyin. Bundan əlavə, sənədin artıq lazım olmadığı və sənəd parçalana və ya geri çevrilə biləcəyi bir vaxt qeyd edin.
Faylları sürətlə tarayırsınızsa, bu qeydlər düzgün faylı daha səmərəli tapmağa kömək edə bilər
Addım 4. Alakasız olan sənədləri vermək əvəzinə onları təkrar emal edin
Hər bir faylın sənəd kabinetinizdə və ya çekmecenizde bir yerə layiq olduğunu düşünməyin. Əksinə, lazımsız sənədləri zibil qutusuna atın. Fayllarınızda hər hansı bir şəxsi məlumat varsa, sənədləri geri qaytarmaq əvəzinə parçalayın.
Maliyyə və hesab məlumatları, sosial təminat nömrəniz və ya digər həssas detalları olan bütün faylları parçalayın
Metod 2 /3: Sıralama Sisteminin Seçilməsi
Addım 1. Fayllarınız üçün fiziki saxlama yeri seçin
İş sahənizin tərtibatını araşdırın və hansı fayl sisteminin ən yaxşı işləyəcəyini düşünün. Ofisiniz varsa, böyük bir sənəd kabineti yaxşı bir seçim ola bilər. Ancaq daha kiçik bir iş sahəniz varsa, bir sənəd çekmecesi və ya zibil qutusu logistik olaraq daha məntiqli ola bilər.
- Yeni bir saxlama sistemi alarkən, qiymətdən daha çox keyfiyyətə üstünlük verməyə çalışın.
- Sənəd sisteminizdən asılı olmayaraq, həssas sənədləri etibarlı bir qovluğa yerləşdirdiyinizə əmin olun.
Addım 2. Fayllarınız zamana həssasdırsa sənədlərinizi tarixə görə düzün
İşiniz və ya ofis yeriniz üçün ən mənalı bir təşkilati sistem seçin. İşiniz son tarixlər üzərində qurulubsa, qabaqda son tarixi olan qovluqlarınızı sifariş etməyə çalışın. Günlər keçdikcə sənəd kabinetinin və ya çekmecenin önünə yeni qovluqlar və fayllar əlavə etməyə davam edin.
- Günlər, həftələr və ya aylar üçün ayrı -ayrı fayllarınız ola bilər.
- Məsələn, vergi məsləhətçisi olaraq işləyirsinizsə, müştərilərinizin sənədlərini tarixə görə təqdim etməyiniz məntiqli olardı.
- Bu sistem vaxta həssas materiallar ilə işləyən şəxslər üçün yaxşı işləyir.
Addım 3. Xronoloji sənədlərlə məşğul olsanız təqvimə əsaslanan bir çeşidləmə sistemi hazırlayın
Ofis sahənizdə böyük həcmli fayllarla məşğul olsanız, kabinetlərinizə və çekmecelerinize "qıdıq" sənəd sistemi əlavə etməyə çalışın. Təqvimə bənzər şəkildə, "tickler" sistemi hər ayı təmsil etmək üçün 12 böyük qovluqdan istifadə edir, ayın hər günü üçün hər bir böyük qovluğu müşayiət edən 28-31 alt qovluq var. Tarix yönümlü bir işiniz varsa bu metoddan istifadə etməyə çalışın.
- Məsələn, bir ixrac şirkətində işləyirsinizsə, sənədlərinizi ümumi bir kateqoriya yerinə ay və tarixə görə sıralamaq daha asan ola bilər.
- Bu sistem, rəng kodlaşdırmasından fərqli olaraq, konkret, ədədi təşkilata üstünlük verən şəxslər üçün daha yaxşıdır.
Addım 4. Sənədlərinizi kateqoriyalara bölmək istəsəniz sənədlərinizi mövzuya görə sıralayın
Qovluqlarınız üçün fərqli kateqoriyalar seçin, sonra onları uyğunluğuna görə sifariş edin. Sənəd kabinetinizi və ya çekmecenizi təşkil edərkən, ən uyğun və önəmli olan qovluqları ön tərəfə qoyun. Bunu nəzərə alaraq sənədlərinizi çeşidləməyə davam edin ki, vacib sənədlərə asanlıqla daxil olasınız.
Məsələn, bir şirkətin maliyyə məsləhətçisisinizsə, sənədlərinizi "investisiyalar", "əmək haqqı" və "vergilər" kimi əhəmiyyətinə və uyğunluğuna görə sıralamaq daha məntiqli olardı
Addım 5. Fayllarınız üçün geniş kateqoriya adları seçin
Qovluqlarınız üçün uzun, həddindən artıq xüsusi etiketlərdən istifadə etməyin. Bunun əvəzinə, ümumi, əhatəli etiketlər seçməyə çalışın ki, sonradan yeni faylları çeşidləməkdə çətinlik çəkməyəsiniz. Daha konkret bir sənəd sistemi yaratmaq istəyirsinizsə, daha böyük, daha ümumi sənəd sisteminizə alt qovluqlar əlavə etməyə çalışın.
Məsələn, "3 Aprel Xərc Hesabatları" çox konkret olduğu üçün ümumi bir qovluq üçün yaxşı bir kateqoriya ola bilməz. Bunun əvəzinə, qovluğu daha açıq olan "Xərc Hesabatları" olaraq etiketləyin
İpucu:
Etiket istehsalçıları, fayllarınızı kateqoriyalara bölmək üçün asan və təsirli bir yoldur.
Addım 6. Vizual olaraq cəlbedici bir sistem yaratmaq üçün sənədlərinizi rənglə yazın
Müxtəlif rəngli fayl qovluqlarına və etiketlərinə sərmayə qoyun. Sonra, fərqli qovluq və etiket rənglərinə fərqli fayl kateqoriyalarını təyin edin ki, sənəd sisteminizi ardıcıl saxlaya biləsiniz. Sənəd kabinetlərinizdə və çekmecelerinizdə eyni rəngləri və kateqoriyalardan istifadə etməyə çalışın ki, müxtəlif sənədlərə tez və səmərəli şəkildə daxil olasınız.
- Məsələn, e-poçt yazışmaları üçün sarı qovluqlarınızı, vergi ilə bağlı formalar üçün qırmızı qovluqları və əmək haqqı üçün yaşıl qovluqları etiketləyin.
- Xatırlanması asan olan rəng sxemlərindən və etiketlərdən istifadə etməyə çalışın. Məsələn, yaşıl rəng maliyyə ilə əlaqəli olduğu üçün maliyyə formaları üçün əla bir rəng etiketi ola bilər.
- Bu sistem vizual öyrənənlər üçün ən yaxşısıdır.
Metod 3 /3: Rəqəmsal bir yanaşma
Addım 1. Kağız sənədlərinizi rəqəmsal olaraq saxlamaq üçün tarayın
Kabinetinizə və ya çəkməyinizə yeni bir fayl əlavə etdiyiniz zaman, sənədin rəqəmsal versiyasını kompüterinizə yükləmək üçün skanerdən istifadə edin. Bir faylı tez bir zamanda əldə etməlisinizsə, masa üstü kompüterinizdə bir neçə qovluq gəzdirməkdən daha sürətli və daha asan vaxt keçirəcəksiniz. Bütün sənəd sisteminiz kağız üzərində qurulubsa, rəqəmsal bir ehtiyat yaratmaq üçün sənədlərinizi tarayın və yükləyin.
- Rəqəmsal sənəd sisteminiz yoxdursa, narahat olmayın! Fayllarınızı bir anda 1 qovluqda tarayın və yükləyin.
- Ayrıca müəyyən telefon tətbiqlərindən istifadə edərək faylları taraya bilərsiniz.
Addım 2. Bütün fayllarınız üçün ardıcıl adlar seçin
Rəqəmsal sənədləriniz üçün axtarış etmək və əldə etmək asan olan etiketlər seçin. İdeal olaraq, bu faylların bir tarix və ya soyad kimi ardıcıl olaraq izlənməsinə çalışın, çünki bu, onları sıralamağı asanlaşdıracaq. Gerekirse, fayllarınızın başlıqlarına hər hansı bir əlaqəli yeri, məlumat dəstini və ya versiya nömrələrini daxil edin.
- Fayl başlıqlarında heç bir xüsusi simvol istifadə etməyin, çünki kompüterlər onları düzgün işləyə bilmir.
- Məsələn, 24 Noyabr 2003 kimi müəyyən bir tarixə istinad edərkən sənədinizi 20031124 olaraq etiketləyin.
Addım 3. Rəqəmsal sənədlərinizi qovluq və alt qovluqlarla sıralayın
Bir sənəd kabinetinə bənzər şəkildə, skan edilmiş sənədlərinizi saxlamaq və tənzimləmək üçün müxtəlif rəqəmsal qovluqlardan istifadə edin. Masaüstünüzde, yüklədiyiniz fayllara aid bir çox qovluq yaradın və etiketləyin. Daha spesifik kateqoriyalardan istifadə etmək istəyirsinizsə, hər bir böyük qovluqda bir neçə alt qovluq yaradın. Sizin üçün yaxşı işləyən bir sistem tapana qədər rəqəmsal qovluqlarınızla məşğul olmağa davam edin!
Məsələn, "Vergilər" adlı bir qovluğunuz varsa, fərqli illər üçün bir neçə alt qovluq yarada bilərsiniz
Addım 4. Sənədlərinizi bir vikiyə yükləyin ki, birdən çox insan onlara daxil ola bilsin
İş sahəniz daha çox əməkdaşlıq edərsə, iş yoldaşlarınızın və rəhbərlərinizin əldə edə biləcəyi bir onlayn viki yaradın. Vikiyə daxil olduqdan sonra "fayl yüklə" düyməsinə daxil olmaq üçün "alət qutusu" bölməsindən istifadə edin. Bu xüsusiyyətlə, yeni yüklədiyiniz sənədi indi fayla baxa və daxil ola biləcək müxtəlif insanlarla əlaqələndirə bilərsiniz.
Unutmayın ki, hər kəs vikidə faylları redaktə edə bilər
Addım 5. Sənədləri yolda saxlamaq üçün bulud əsaslı proqramdan istifadə edin
Həm kompüterlərdə, həm də mobil cihazlarda işləyən bir tətbiq və ya digər rəqəmsal xidməti yükləyin. Dosyalarınızı 1 yerdə saxlamaq üçün, bu xidmətdən istifadə edərək sənədlərinizin şəkillərini yükləyin ki, onlar bulud əsaslı bir proqramda saxlanılsın. Bəzi proqramlar pulsuz olsa da, daha çox yaddaş əldə etmək üçün pul ödəməli ola bilərsiniz.
