Ödənişli faturalar və vergi məlumatları ilə dolu bir ev kabineti və ya tamamlanmış layihələr və fakturalarla dolu bir iş kabineti olsun, bir sənəd kabineti təşkil etmək çətin ola bilər. Köhnə sənədlərdən qurtulmaq, sizin üçün işləyən bir sənəd sistemi tapmaq və davamlı olaraq saxlamaqla sənəd kabinetinizi təşkil edin.
Addımlar
4 -dən 1 -ci hissə: Köhnə Sənədlərin Təmizlənməsi
Addım 1. Bir sənəd kabinetiniz yoxdursa satın alın
Büdcəniz daxilində eviniz və ya ofisiniz üçün yaxşı ölçüdə keyfiyyətli bir kabinet axtarın. Evinizə zərər verə biləcək təbii fəlakətlər halında yanmaz və suya davamlı bir şkaf düşünün. Belə şkafların bir dəstəsi yerli mağazalarda, mebel mağazalarında, dülgərlik mağazalarında və ticarət mərkəzlərində mövcuddur.
Addım 2. Fayllarınızdan keçməyə başlayın
Köhnə və ya lazımsız olan hər şeyi bir kənara qoyun. Kənara yığmaq:
- Artıq sahib olmadığınız məhsullar üçün qəbzlər.
- Zəruri poçt
- Artıq istifadə etmədiyiniz xidmətlər üçün köhnə hesablar
- Köhnə bir işdən gələn iş məktubları
- Artıq ehtiyacınız olmayan markalar
Addım 3. Əşyalardan qurtulmaqdan qorxmayın
Doğum şəhadətnamələri və vergi məlumatları kimi bəzi sənədlər açıq şəkildə əhəmiyyətli olsa da, əhəmiyyətli görünən, amma əslində olmayan köhnə poçt və ya köhnə qəbzlər ola bilər. Qərar verərkən hər bir sənədi düşünün və gələcəkdə həqiqətən faydalı ola biləcəyini düşünün. Bir il yoxa çıxsaydı qaçırmasaydınız, yəqin ki, onu atmaq yaxşıdır.
Addım 4. İş yerində əşyaları atarkən diqqətli olun
Bir şey atmadan əvvəl nəzarətçilərinizdən soruşduğunuzdan əmin olun, çünki düşündüyünüzdən daha vacib ola bilər. Şirkətinizin əşyaların nə qədər saxlanılması və necə atılması lazım olduğuna dair də siyasəti ola bilər.
Addım 5. Hansı şeylərin saxlanılması lazım olduğuna qərar verin
Bu ümumiyyətlə nə qədər yeni və ya faydalı olduqlarından asılı olacaq. İstifadə edin və gələcəkdə sənədlərin faydalı olub -olmayacağını düşünün. Həqiqətən də əhəmiyyətlidirlərsə, onları saxlayın. Vergi məlumatları, sığorta qeydləri və həyati sənədlər üçün bunları aşağıdakı müddətlərdə saxlayın:
- Vergi bəyannaməsi məlumatlarını 7 il ərzində, həmçinin vergilərinizdən çıxardığınız maddələr üzrə daxilolmaları saxlayın. IRS, vergilərinizi təqdim etdikdən sonra 6 ilə qədər hər hansı bir gəliri yoxlaya bilər.
- Sığorta qeydlərini, ipoteka hesabatlarını və xeyriyyə bağışlarının sübutunu üç ilə qədər saxlayın.
- Doğum və evlilik şəhadətnamələri, sosial təhlükəsizlik kartları, adlar, əməllər və pasportlar kimi çox vacib sənədləri saxladığınızdan əmin olun. Onları qoruyun və onlardan heç vaxt qurtulmayın.
Addım 6. Bir kənara qoyduğunuz hər bir sənədi parçalayın
Kəsilməmiş sənədləri atmaq şəxsi məlumatlarınızı görən hər kəsə açıq buraxa bilər. Sənədin həssas olub -olmamasından əmin deyilsinizsə də, ünvanları, doğum tarixlərini və ya digər məlumatları ehtiva edə biləcəyi üçün onu parçalamaq daha yaxşıdır.
Addım 7. Rəqəmsal medianı da parçalayın və ya məhv edin
Bir çox şəhər və müəssisədə, yerli sakinlərin və ya işçilərin köhnə disketləri, CD və ya sabit diskləri məhv etmək üçün gətirə biləcəyi günlər olacaq. Düzgün edildiyinə əmin olacaqlar.
4 -cü hissənin 2 -si: Önəmli Sənədlərinizin Düzəldilməsi
Addım 1. Qalan faylları təşkil etməyə başlayın
Bir masaya və ya böyük bir masaya keçin və sənədləri sizin üçün məntiqli və məntiqli yığınlara yığın. Bunlar fərdi sənədləriniz olacaq. Tam olaraq axtardığınızı tapmağa kömək edəcək yığınlar düzəldin. Ev kabinetlərinin kateqoriyalarını nəzərdən keçirin, məsələn:
- Kommunal xidmətlər
- Avtomatik
- Tibbi
- Heyvan
- Biznes
- Ev
- Vergilər
- Maliyyə
Addım 2. İş kabinetləri haqqında iş yoldaşlarından məsləhət istəyin
İş yerinizdə sənədlərin təşkili üçün xüsusi şirkət konvensiyaları ola bilər. Əks təqdirdə, xronoloji və ya əlifba sırası ilə sənəd verin. Səliqəli iş yoldaşlarından hansı sistemlərin onlar üçün daha yaxşı işlədiyini soruşun.
Addım 3. Kateqoriyalarınızı sadə saxlayın
Nə qədər konkret əldə etsəniz, o qədər çox faylınız olacaq ki, bu da kabinetinizdə daha çox qarışıqlıq deməkdir. Əsas sənədlərinizi daha ümumi tutun və sonra sənədləri içərisində təşkil edin.
Addım 4. Ad və ya tarixə görə təşkilatlanmağa qərar verin
Hər bir kağızı düzgün yığına yığdıqdan sonra onları tapmağı asanlaşdıracaq şəkildə təşkil etməyə başlayın.
- Alfabetik siyahılar üçün, qəbzlərdəki markalar kimi, A ilə başlayan maddələri yığının üstünə qoyun və Z -ə qədər işləyin.
- Vergi bəyannamələrinin tarixləri kimi xronoloji sənədlər üçün, ən son sənədləri altdakı ən qədim sənədlərə doğru işləyərək yığının üstünə qoyun.
Addım 5. Yığınlarınızın hər birini bir qovluğa yerləşdirin
Kağızları elə yığın ki, üstdəki sənəd qovluğun ön tərəfində olsun. Bu, sənədləri təşkil etdiyiniz qaydada saxlayacaq.
4 -dən 3 -cü hissə: Faylları tapmağı asanlaşdırmaq
Addım 1. Hər bir qovluğu aydın şəkildə etiketləyin
Nişandakı yazının böyük, oxunaqlı olduğuna və ofisinizdə və ya ailənizdə sizin və başqaları üçün mənalı olduğuna əmin olun. Əlavə aydınlıq üçün etiket istehsalçısı istifadə edin.
Addım 2. Hər bir çekmecenin öz kateqoriyasına sahib olmasına icazə verin və onu da açıq şəkildə qeyd edin
Fayllarınızı ayrı bir kateqoriya olan hər bir çekmece ilə, sizin üçün mənalı olan şəkildə çekmeceler arasında bölün. Hər bir kateqoriyada hər şeyi daha asan tapmağınıza kömək edəcək əlaqəli fayllar olmalıdır.
- Vergi sənədləri, investisiya sənədləri və ipoteka hesabatları kimi maliyyə məlumatları bir çekmece içərisində ola bilər.
- Doğum şəhadətnamələri, pasportlar və tibbi qeydlər kimi şəxsi sənədlər başqa bir çekmecədə ola bilər.
- Müxtəlif maddələr üçün təlimat kitabları başqa birində ola bilər.
Addım 3. Rəngli qovluqlardan istifadə etməyi düşünün
Müvafiq rəngi yaddaşa köçürsəniz, sənədlərinizi tapmağı çox asanlaşdıracaq. Artıq manilla qovluqlarınız varsa, onlara vurgulayıcılar və ya rəngli markerlərlə rəng əlavə edin. Rəngli etiketlər eyni məqsəd üçün daha incə şəkildə istifadə edilə bilər.
Addım 4. Çekmecenizdə alt kateqoriyalar yaratmaq üçün rəng sisteminizdən istifadə edin
Məlumatlı Materiallar çekmecesi, məsələn, "Elektronika Təlimatları", "Elektrik Aləti Təlimatları" və "Təmizləmə Təchizatı Kılavuzları" kimi qovluqlara bölünə bilər.
Addım 5. Mənası yoxdursa sisteminizi dəyişdirin
Bir -iki ay istifadə etdikdən sonra sizin üçün uyğun olmayan şeyləri dəyişdirməkdən qorxmayın. Fərqli faylları ön tərəfə köçürün və ya ayırmaq çətin olan kateqoriyalara bölün. Doldurma kabinetinizin sizin üçün bir sistem olduğunu və iş axınınıza uyğun olması lazım olduğunu unutmayın.
4 -cü hissənin 4 -ü: Təşkilatın saxlanılması
Addım 1. Mütəşəkkil olmaq üçün fəal olun
Poçt və sənədlər daxil olduqda dərhal onlara diqqət yetirin və onlarla məşğul olduqdan sonra dərhal sənəd verin.
Addım 2. Evinizdə və ya ofis masanızda bir poçt qutusu qurun
Gələn poçtunuza gündə bir dəfə baxın. Bu şəkildə heç bir şeyin izini itirməyəcəksiniz və yığılmayacaq. Sənədləşmə birdən -birə yerinə yetirilən bir iş kimi görünməyəcək.
Addım 3. Kabinetinizi tez -tez yenidən təşkil edin
İllik yenidən qurulma tövsiyə olunur və çox sayda faylınız varsa hətta rübdə bir təmizləyə bilərsiniz. Şkafların doldurulmasında əsas qarışıqlıq mənbəyi, artıq ehtiyacınız olmayan köhnə sənədlərdir, buna görə də lazım olduğu kimi köhnə əşyaları təmizləyin və doğrayın.
Addım 4. Bəzi sənədlərinizi rəqəmsal mediaya çevirməyi düşünün
Rəqəmsal formatda nə qədər çox sənəd saxlaya bilsəniz, bir sənəd kabinetində fiziki yükləriniz o qədər az olar. Tarama üçün yaxşı namizədlərə qəbzlər, bağış sübutları və ya bank hesabları daxildir. Bəziləri hətta artıq internetdə də ola bilər.
Addım 5. Əsas sənəd hazırlayın
Sənəddə sənəd sisteminizin necə işlədiyini və əşyaların harada yerləşdiyini izah edin. Təcili və ya gözlənilməz bir problem olarsa, başqalarının sənədlərinizi necə axtarmağı bilməsi lazım ola bilər.
İpuçları
- Maraqlı uşaqlarınız və ya maraqlanan ailə üzvləriniz varsa sənəd kabinetlərinizi kilidli saxlayın.
- Kilidi açmaqda probleminiz varsa, bax.
- Fayl kabinetinin kifayət qədər təhlükəsiz olmadığından narahat olursanız, doğum haqqında şəhadətnamələr və ya sənədlər kimi çox həssas sənədləri kassada və ya yanğına davamlı sənəd qutusunda saxlayın.
Xəbərdarlıqlar
- Zəlzələyə meylli bir ərazidə yaşayırsınızsa, şkafları sabit bir divara bağlayın. Bu, onların seysmik hadisə zamanı bir nəfərin üzərinə düşməsini və ya qapını bağlamasının qarşısını alacaq.
- Dosyalarınızı diqqətlə yükləyin. Üst bir çekmece doludursa və altındakı çekmeceler boşdursa, yıxıla bilər.
