Əlifba sıralaması, şəxsi və iş sənədlərinizi tez bir zamanda saxlamağa, əldə etməyə və idarə etməyə imkan verən sənədləri təşkil etmək üçün əsas bir yoldur
Əlifba sıralamasını həyatınızda tətbiq edərək, bütün sənədlərin qorunmasını və hazır olmasını təmin edəcəksiniz. Həssas bir sənəd sistemini qorumaq üçün İngilis dilində əlifba sırası ilə sənəd vermə qaydaları çoxdur. Xoşbəxtlikdən, yeni sənədlərə başlamaq asandır və yenidən təşkil etməyiniz lazım olsa da etmək çətin deyil!
Addımlar
2 -dən 1 -ci hissə: Əlifba sırası ilə sənədləşmə
Addım 1. İstifadə edəcəyiniz əlifba sisteminə qərar verin
Əlifba sıralaması kimi görünən sadə bir şey belə seçmək üçün bir neçə variant təklif edir. Bir sistem seçib ardıcıl olaraq istifadə etməyiniz vacibdir.
- Məktub-məktub verilməsi, sözlər arasındakı boşluqları görməməzlikdən gəlməklə hər sözdəki hər hərfləri görünüş sırasına görə nəzərdən keçirir.
- Word-by-word faylları, hər bir sözün ilk hərfinə əsaslanaraq sifariş verir.
- Vahid-vahid sənədləşmə, hər bir sözü, qısaltmanı və bunlara uyğun olaraq sıralanan maddələri nəzərə alır. Ümumiyyətlə vahid-vahid sistemi tövsiyə olunur.
Addım 2. Maddələri qruplaşdırın
Dosyalamaq üçün lazım olan bütün maddələrə sahib olduqdan sonra, faylları necə qruplaşdıracağınıza qərar verin. Faylın növündən və tərkibindəki maddələrdən asılı olmayaraq bütün faylların bir əlifba sırası ilə yerləşdirildiyi lüğət formatını seçə bilərsiniz. Maddələrin növünə və ya mövzusuna görə qruplaşdırıldığı və sonra hər qrupun əlifba sırası ilə düzəldildiyi ensiklopediya formatından da istifadə edə bilərsiniz.
Dosyalamaq üçün çox sayda fərqli maddə varsa (reseptlər, vergi qəbzləri, məktublar və s.), Onda ensiklopediya formatından istifadə etmək faydalı ola bilər. Əvvəlcə maddələri növünə görə qruplaşdırın, sonra hər qrupdakı əşyaları əlifba sırası ilə sıralayın. Bölücülərdən və ya rəng kodundan istifadə edərək qrupları ayırın
Addım 3. Fayllarınızı indeksləyin
İndeksləmə, başlığın hər bir hissəsinin düzgün vahiddə yerləşdirilməsi üsuludur. Maddələri təqdim etməzdən əvvəl indeksləşdirmək üçün hər bir maddənin adının elementlərini parçalamalı və standart addan fərqli ola biləcək yeni əlifba sırası ilə ad yaratmalısınız. Misal üçün:
- İndeksləşdirmək üçün aşağıdakı maddələrə sahib olduğunuzu düşünün: aardvarks haqqında "Aardvarksın Gecə Yemlənməsi" adlı bir məqalə, aardvarkın tanınmış mütəxəssisi Jane A. Doe -nin tərcümeyi -halı və Detroit Zoo aardvark sərgisi üçün bir tanıtım broşürü.
- Jane A. Doe -nin tərcümeyi -halı "Doe, Jane A." olaraq indekslənəcəkdi, çünki soyadlar sənədləşmədə birinci yerdədir. "D" hərfi altında veriləcək.
- Lüğət tərzi qruplaşdırmasını seçsəniz, "Aardvarksın Gecə Yemlənməsi" məqaləsi olduğu kimi indeksləşdirilə bilər. Bu qruplaşdırmadan istifadə edərək "N" hərfi altında ("Gecə" üçün) verilə bilər.
- Alternativ olaraq, "Aardvarksın Gecə Bəslənməsi" ni "Aardvarks, Gecə Yemək" olaraq indeksləşdirə bilərsiniz. Yalnız aardvarks ilə əlaqəli maddələr vermirsənsə, ensiklopediya üslubunda bir qrup istifadə edirsənsə, bu məntiqli olardı. Maddə daha sonra "A" hərfinə yazılacaq.
- Tanıtım broşürü "Aardvarks, eksponatlar (Detroit Zoo)" kimi indekslənə bilər. Aardvark eksponatlarında bir neçə materialın olmasını gözləsəniz, bu məntiqli olardı-məsələn, "Aardvarks, eksponatlar (Toledo) Zoopark)"
- Alternativ olaraq, promosyon broşurası "Detroit Zoo (Aardvark Sərgisi)" olaraq indekslənə bilər. Detroit Zoo ilə əlaqəli bir neçə əşyanın olmasını gözləsəniz və ya əşyaları sənədləşdirmək üçün ensiklopediya üslubunda bir qrup istifadə etmək istəsəniz bu məntiqli ola bilər. coğrafi mövqe.
Addım 4. Faylları indeksli adlarına görə əlifba sırası ilə sifariş edin
Əlifba sırası ilə sənədləşdirmənin ümumi qaydası, elementləri A (birinci) -dən Z -ə (sonuncu) qədər sıralamaqdır. Ayrı maddələri ayırmaq və sifariş etmək üçün getdikcə daha spesifik məlumatlardan istifadə edin. Məsələn:
- Əvvəlki addımdakı indeksli fayllarınızın sırası (istifadə etdiyiniz sistemdən asılı olaraq) ola bilər: "Doe, Jane A.", "Detroit Zoo (Aardvark Sərgisi)" və "Aardvarksın Gecə Yemlənməsi" VƏ "Aardvarks, eksponatlar (Detroit Zoo), "Aardvarks, Gecə qidalanması" və "Doe, Jane A."
- "Wallaby" üçün bir fayl "Emu" faylından sonra gələcək. Arada "Kenquru" üçün bir fayl, "Aardvark" üçün bir fayla "Ayı" üçün, birinə "Emu" üçün gələrdi. Bu sizə aşağıdakı fayl sırasını verərdi: "Aardvark", "Ayı", "Emu", "Kenquru", "Wallaby."
- Daha sonra "Anteater" üçün bir fayl əlavə etsəniz, "Aardvark" fayllarından sonra gəlir. Hər ikisi də "A" hərfi ilə başladığından, sıranı təyin etmək üçün hər sözün ikinci hərfinə (sırasıyla "N" və "A") baxmaq və sonra buna əsaslanaraq faylları düzmək lazımdır. Yeni sifariş "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Kanguru", "Wallaby" olacaq.
Addım 5. Fayl qovluqlarınızı etiketləyin
Maddələrin tapılmasını asanlaşdırmaq üçün, hər bir fayl qovluğunu içərisində olan maddələrin müvafiq indeksli adı ilə etiketləyin. Bu da yeni faylları lazımi qaydada təqdim etməyi asanlaşdıracaq.
- Məhsulları onlar üçün təyin olunmuş qovluğa yerləşdirin.
- İstifadəni yaxşılaşdırmaq üçün sənədlərinizi rəngləndirməyi də faydalı hesab edə bilərsiniz. Məsələn, bir ensiklopediya tərzi qruplaşdırma istifadə edirsinizsə, hər qrupa ayrı bir rəng verin və hər bir qrupdakı hər bir maddəni/faylı müvafiq rənglə etiketləyin.
Addım 6. İndeksləmə və sənəd vermə sistemini sənədləşdirin
Nə olursa olsun, indeksləmə və sənəd sisteminizə uyğun olun. Fayllara girişi olan hər kəsin sistemdən xəbərdar olduğundan əmin olun. Məsələn, sənəd vermə sistemi qaydalarınızı detallandıran bir sənəd yarada və paylaşa bilərsiniz. Bu, hər kəsin sənəd sistemindən səmərəli istifadə etməsinə kömək edəcək.
Addım 7. Yeni elementləri düzgün şəkildə qeyd edin
Faylları istifadə etdiyiniz sistemə görə indeksli adlara və əlifba sırasına əsaslanaraq kabinetə yerləşdirin. Yeni faylları düzgün yerə yerləşdirmək üçün cari faylları lazım olduğu qədər dəyişdirin.
2 -ci hissə 2: Xüsusi hallarla məşğul olmaq
Addım 1. Maddələri əhəmiyyətli müddətləri daxil edin
Bəzən başlıqdakı və ya addakı sözlərin görünmə sırasından asılı olmayaraq elementləri açar sözlərə əsaslanaraq yazmağın mənası var. Bu, bir faylın ən məntiqli termin istifadə edərək indekslənməsini və yerləşməsini təmin edir. Məsələn
"First Bank of Chicago" indeksləşdirilə və "Chicago, First Bank of" olaraq təqdim edilə bilər. "Çikaqo", bu girişdə "İlk" və ya "Bank" deyil, xüsusən də "First Bank of Tulsa" və ya "Chicago Bank and Trust" kimi oxşar adlara malik ola bilsəniz əsas termindir
Addım 2. Adları soyadına görə sifariş edin
Tipik sənədləmə standartları, soyadı əhəmiyyətli bir müddət hesab edildiyindən, əvvəlcə şəxslərin soyadına görə indeksləşdirilməsini tövsiyə edir.
- Beləliklə, "Jane A. Doe" indeksləşdiriləcək və "Doe, Jane A." olaraq təqdim ediləcək.
- Başlıqları (Dr., Xanım, mayor və s.) Sonuna qoyun. “Dr. Məsələn, Jane A. Doe "indeksi indeksləşdirilərək" Doe, Jane A., Dr."
- Ümumiyyətlə, adlar yazıldıqca, hərf-hərflə sıralanır. Məsələn, "MacDonald" "McDonald" dan əvvəl gələcəkdi. Eyni şəkildə, "D", "L", "Le", "de" və s. Ayrı vahidlər deyil, adın bir hissəsi hesab olunur. Məsələn, "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" və "Wolfe" fayllarını bu sıraya görə sifariş edin (və "L'Engle", "Le Guin", "Heinlein", "Wolfe" kimi DEYİL).
- Adlar haqqında bu qaydalara ümumi bir istisna, bir şəxsin adının bir iş və ya təşkilat adının bir hissəsini meydana gətirməsidir. Bu hallarda, şəxsin adını müəssisə adı daxilində vahid olaraq qəbul edin. Məsələn, "Jane A. Doe Pest Control", "J" altında veriləcək və "Doe, Jane A. Pest Control" kimi indekslənməyəcək.
Addım 3. Məqalələrə, birləşmələrə və ön sözlərə məhəl qoymayın
Məqalələr ("a", "an" və "the" kimi), bağlayıcılar ("və", "amma" və "və ya" kimi) və ön sözlər ("for", "of" və "İn") ümumiyyətlə əlifba sırası ilə yazılarkən atılır, çünki onlar əhəmiyyətli şərtlər hesab edilmir. Bir maddə adının başlanğıcını təşkil etdikdə belə belədir. Məsələn:
- "Emu Qidalanma Təcrübələrinin Araşdırılması" "A" üçün "A" yerinə "Emu" (bu maddənin başlığındakı əhəmiyyətli söz) üçün "E" altında veriləcək.
- "Doe və Smith Pest Control", "Doe, Jane A." dan sonra veriləcək. Hər iki indeksli ad "Doe" sözü ilə başlayır, buna görə də fayl sırasını təyin etmək üçün hər birində ("Smith" və "Jane") bir sonrakı əhəmiyyətli müddətə keçirsiniz. "Və" sözünə əhəmiyyət verməyin, çünki bu heç bir əhəmiyyət kəsb etmir.
Addım 4. Qısaltmaları yazılmış kimi qəbul edin
Elementləri indeksləşdirərkən və təqdim edərkən "Mfg" kimi qısaltmalarla qarşılaşa bilərsiniz. ("İstehsal" üçün) və ya "Inc" ("Daxil" üçün). Ümumiyyətlə, maddələri sadəcə hərflərin sətirləri kimi deyil, bu qısaltmaların yazıldığı kimi indeksləməli və sənədləşdirməlisiniz.
Məsələn, "Jane A. Doe Mining Company" "Jane A. Doe Mfg" dən sonra veriləcək
Addım 5. Ümumiyyətlə rəqəmləri qeyd edin
Elementləri əlifba sırası ilə verərkən başlıqlarında rəqəmlərlə qarşılaşa bilərsiniz. Ümumiyyətlə, nömrələr yazıldığından daha çox adi qaydada verilir. Nömrələr də məktublardan əvvəl verilir.
- Məsələn, "3M Şirkəti" "100 Böyük İş Fikrindən" əvvəl veriləcəkdi (çünki "3" "100" dən əvvəl gəlir).
- "Böyük İş Fikirləri" və "Böyük İş Liderləri", "100 Böyük İş Fikri" ndən sonra veriləcək, çünki nömrələr hərflərdən əvvəl düzülmüşdür.
- Artıq yazılmış nömrələr rəqəm deyil, söz kimi qəbul edilir. Məsələn, "100 Böyük İş Lideri", "Böyük İş Fikirləri" və "İki Yüz Böyük İş Fikirləri" fayllarını bu sıraya görə.
- Dosyalama məqsədlərinizə xidmət edirsə, bir istisna edə bilərsiniz və hər zaman rəqəmləri yazılmış kimi təqdim edə bilərsiniz.
Addım 6. Hər hansı bir xüsusi simvolla məşğul olun
Elementlərin indeksləşdirilməsi və verilməsi zamanı qarşılaşdığınız əlifba sırası olmayan və ya ədədi olmayan hərflər nəzərə alınmalıdır. Ancaq bu personajlarla nə etmək, onların növündən asılıdır:
- Maddələrin indeksləşdirilməsi və verilməsi zamanı durğu işarələri (apostroflar, nöqtələr və vergüllər kimi) ümumiyyətlə nəzərə alınmır. Məsələn, "Vaşinqtonun Ən Yaxşı Qəhvəsi" və "Vaşinqton Əyaləti Sərgisi" ni bu qaydada təqdim edin.
- Diacritics, diacritic işarəsi olmadan müvafiq məktub kimi qəbul edilir. Məsələn, "Éclair" faylını "Eclair" və "Über" faylını "Uber" olaraq qeyd edin. Bunun istisnası, diakritika istifadə edən bir dilin əlifbasına görə sənəd verdiyiniz zaman, bu halda həmin dilin normal əlifba sırasına riayət etməlisiniz.
Addım 7. Lazım gələrsə, "bir şeydən əvvəl heç nə" ümumi qaydasını istifadə edin
Ümumiyyətlə, əlifba sırası ilə sənəd verərkən boşluqlar (durğu işarələri və digər elementlər daxil olmaqla) nəzərə alınmır. Bununla birlikdə, eyni şəkildə başlayan maddələriniz olduqda, boşluq və ya "bir şeydən əvvəl heç bir şey" qaydasını istifadə edərək, sifariş qaydasını təyin edin.
- Məsələn, "North East Bank", "North East Manufacturing" və "Northeast Bank" fayllarını bu qaydada verin.
- Eynilə "Doe, Jane A." "Doe, Jane A., Dr." əvvəldən veriləcəkdi.
Addım 8. Lazım olduqda faylları daha ətraflı məlumatlarla ayırın
Nadir hallarda, faylların sırasını təyin etmək üçün əlifba məlumatları kifayət deyil. Bu hallarda, maddələri indeksləmək və sifariş etmək üçün əlavə məlumatlardan istifadə etməlisiniz. Bu əlavə məlumatları fərqləndirməyinizə kömək etmək üçün müvafiq fayllarda qeyd edin. Məsələn:
- Jane A. Doe adlı iki fərqli şəxs üçün əşyalarınız varsa, onları doğum tarixinə görə sifariş edə bilərsiniz. "Doe, Jane A. (d. 1853)" faylı "Doe, Jane A. (b. 1967)" faylından əvvəl gələcək.
- Ayrımlar etmək lazım gəldikdə, coğrafiyaya görə də əşyalar sifariş edə bilərsiniz. Üç fərqli yerdə üç fərqli banka aid sənədləriniz varsa və hər bir banka "Birinci Birləşmiş Bank və Güvən" adı verilsə, onları "İlk Birləşmiş Bank və Güvən (Gürcüstan)", "İlk Birləşmiş Bank və Trust (Oklahoma) "və" First United Bank and Trust (South Dakota)."
- Eyni şəkildə, iki fərqli ayı və ya ayı tipinə aid əşyalarınız olsaydı, onları növlərə, coğrafi mövqeyə və s. Əsaslanaraq daha da fərqləndirərdiniz. Məsələn, "Ayı, Qəhvəyi" və "Ayı, Qrizli" (sırayla) və ya "Ayılar (Avropa)" və "Ayılar (Şimali Amerika)" faylları (bu sırada).
Addım 9. İstisnaları və xüsusi qaydaları ictimailəşdirin
Dosyalarınızı istifadə edən hər kəsin sənəd sisteminizə daxil edilmiş standart qaydalara istisnalar haqqında bildiyinə əmin olun. Bu, hər kəsin sənəd sistemindən düzgün və səmərəli istifadə etməsini təmin edəcək.
